iSMART Education Company - Academic Back Office Intern

General Information:

• Job Title: Academic Back Office Intern
• Department: Academic Department
• Reports To: Scheduling and Admin team leader
• Duration: 3 months

Duty and responsibility:

• Support Operational Procedures
  • Assist in updating relevant information in coordination with departments including Business, Marketing, Academic, and Purchasing teams. (Hỗ trợ cập nhật thông tin liên quan giữa các phòng ban như Kinh doanh, Marketing, Đào tạo và Mua hàng.)
  • Maintain documentation of project processes and ensure that line manager is kept informed. (Duy trì tài liệu về quy trình dự án và đảm bảo tất cả các bên liên quan được thông báo đầy đủ.)
• Material Allocation
  • Coordinate the allocation and distribution of materials and teaching aids required to teachers and TAs. (Phối hợp phân bổ và phân phối vật liệu cần thiết cho giáo viên và TAs)
  • Ensure that all supplies and resources are prepared and delivered according to schedules. (Đảm bảo tất cả tài liệu và nguồn lực được chuẩn bị và giao đúng theo kế hoạch.)
• Teacher Allocation Updates
  • Assist in updating teacher allocation for the project and ensuring accurate tracking for Academic Officers. (Hỗ trợ cập nhật việc phân công giáo viên cho dự án PBL và đảm bảo theo dõi chính xác cho các Nhân viên Đào Tạo.)
• Communication and Coordination
  • Liaise between departments to gather and relay necessary information regarding PBL operations. (Liên lạc giữa các phòng ban để thu thập và truyền tải thông tin cần thiết về hoạt động của PBL.)
  • Serve as a point of contact to ensure alignment and clarity among teams regarding project requirements and timelines. (Đóng vai trò là điểm liên lạc để đảm bảo sự thống nhất và rõ ràng giữa các phòng ban về yêu cầu và tiến độ dự án.)
• Administrative Support
  • Assist in preparing presentations and documentation for project updates. (Hỗ trợ chuẩn bị thuyết trình và tài liệu cho các báo cáo dự án.)
  • Assist in printing, sending emails and upload ECO. (Hỗ trợ in ấn, gửi email và upload ECO khi cần).
  • Assist in timekeeping for teacher, TAs and co- teachers. (Hỗ trợ chấm công cho giáo viên, trợ giảng và đồng giảng).

Benefits:

• Working Environment
  • Môi trường làm việc tiếng Anh thân thiện, chuyên nghiệp. (Friendly and professional English working environment.)
• Benefits
  • Hands-on experience in managing education projects. (Cơ hội trải nghiệm thực tế trong việc quản lý các dự án giáo dục.)
• KPI after three-month internship
  • Hoàn thành tốt công việc được giao (Complete all assigned tasks.)

Requirements:

• Education
  • Currently pursuing a degree in Education, Business, English, or a related field. ( Đang theo học các chuyên ngành Giáo dục, Kinh doanh, Tiếng Anh hoặc các lĩnh vực liên quan.)
• Skills
  • Communication skills, both in Vietnamese and English (spoken and written). (Kỹ năng giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh (cả nói và viết).)
  • Detail-oriented and meticulous in organizing and tracking information. (Chú ý đến chi tiết và cẩn thận trong việc tổ chức và theo dõi thông tin.)
  • Demonstrated ability to collaborate effectively with multiple teams and departments. (Khả năng làm việc hiệu quả với nhiều nhóm và phòng ban khác nhau.)
  • Strong organizational and arrangement skills to manage multiple tasks simultaneously. (Kỹ năng sắp xếp tổ chức công việc tốt để quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.)
  • A proactive attitude and willingness to learn. (Tinh thần chủ động và ham học hỏi.)
  • Ability to work independently and as part of a team. (Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.)
• Additional Qualifications
  • Strong computer skills (MS Office, Google, Workspace). (Kỹ năng sử dụng máy tính tốt (MS Office, Google Workspace).)

Contact:

• Location: iSMART Education Company, 3rd Floor, Quynh Lan Building, 60 Hai Ba Trung Street, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City
• Tel: 1900088893
• Webside: info@ismartonline.edu.vn