Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin việc, chắc hẳn bạn đã từng nghe qua cụm từ Cover Letter. Nhưng có lẽ bạn vẫn còn rất mơ hồ, chưa biết Cover Letter là gì? cách viết một Cover Letter chuyên nghiệp và thuyết phục nhà tuyển dụng cho bạn cơ hội đảm nhận vị trí ứng tuyển. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin bổ ích như Cover Letter là gì? Cách để viết Cover Letter chuyên nghiệp nhằm chinh phục các nhà tuyển dụng “khó tính nhất” nhé!

Cover Letter là gì?

Cover Letter (hay còn gọi là thư xin việc) là thư gửi đến nhà tuyển dụng để giới thiệu những ưu điểm, kinh nghiệm làm việc mà bạn có được liên quan đến vị trí ứng tuyển. Đồng thời nó cũng thể hiện niềm đam mê và khát vọng được làm việc, cống hiến cho doanh nghiệp.

Cover letter là gì? (Nguồn: Internet)

Tầm quan trọng của Cover Letter là gì?

Chất lượng của Cover Letter là “mấu chốt” quan trọng để các nhà tuyển dụng đưa ra quyết định có nên tiếp tục xem CV hay hồ sơ xin việc của ứng viên hay không. Do đó một thư xin việc càng ấn tượng, càng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng chỉ trong vài giây, vì thế đừng làm hỏng cơ hội này nhé!

Cover Letter chuyên nghiệp sẽ giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng (Nguồn: Internet)

Điểm khác biệt giữa Résumé, CV và Cover Letter là gì?

CV (viết tắt của Curriculum Vitae) là một bản tóm tắt, liệt kê tất cả những thông tin cần thiết liên quan đến bản thân và vị trí mà bạn ứng tuyển như trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm,... Nếu CV được nhà tuyển dụng xem xét chi tiết khi nhận hồ sơ của ứng viên thì Cover Letter sẽ là “tiền đề” quan trọng để gây ấn tượng, thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn đối với công việc đang hướng đến.

CV và Résumé tương đối giống nhau (Nguồn: Internet)

Bên cạnh đó, Résumé cũng được xem như một bản tóm lược về bản thân và kinh nghiệm của ứng viên. Điểm khác biệt cơ bản giữa Résumé và CV là CV được sử dụng phổ biến ở Anh, còn Résumé được chuyên dùng ở Mỹ. Ngoài ra, một điểm đáng chú ý khác là về nội dung của hai tài liệu trên. Résumé sẽ đúng nghĩa là một bản tóm lược đơn giản có độ dài không quá một trang, nó chỉ tập trung vào quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc. Còn CV sẽ dài hơn với những thành tích, công trình nghiên cứu và kết quả học tập,...

Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay Résumé chưa phổ biến như CV. Bạn chỉ nên sử dụng một trong hai do chúng tương đối giống nhau. Để dễ dàng phân biệt, bạn có thể tham khảo các điểm khác nhau cơ bản của CV, Résumé và Cover Letter thông qua bảng dưới đây:

Cấu trúc cơ bản của một Cover Letter

Để viết được một Cover Letter chuyên nghiệp, bạn cần nắm được cấu trúc cơ bản của nó. Do đó một thư xin việc hoàn chỉnh sẽ bao gồm 3 phần chính:

1. Phần giới thiệu:

Để tạo sự chuyên nghiệp, thu hút đối với nhà tuyển dụng, thư xin việc nên được viết một cách chỉn chu và cẩn thận nhất có thể. Mục tiêu phần này bạn nên giới thiệu được sơ nét về bản thân đồng thời đưa ra lý do tại sao bạn ứng tuyển vị trí này.

2. Phần trọng tâm:

Các nhà tuyển dụng sẽ dựa vào phần này để đánh giá trình độ và mức độ phù hợp của bạn đối với vị trí công việc. Do đó, hãy dùng hết khả năng tư duy, logic của bản thân để mô tả một cách rõ ràng về trình độ học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn mà bản thân bạn có được.

3. Phần kết luận:

Bạn hãy kết thúc Cover Letter một cách ngắn gọn, súc tích và đừng quên gợi nhắc cho nhà tuyển dụng về việc liên hệ đến bạn thông qua thông tin liên lạc.

Tiêu chí của Cover Letter chuyên nghiệp, đúng chuẩn là gì?

Điều tiên quyết đầu tiên mà một Cover Letter nên có là sự truyền đạt, ngắn gọn, súc tích. Chính vì thế, khi viết bạn nên chắt lọc những thông tin, kỹ năng chuyên môn có liên quan đến vị trí ứng tuyển. Từ đó nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng xem xét kỹ càng, đánh giá mức độ phù hợp của bạn đối với công việc. Bên cạnh đó, khả năng thuyết phục của bạn cũng sẽ được thể hiện thông qua thư xin việc.

Việc viết Cover Letter rất cần sự chỉnh chu, cô đọng thông tin để tránh lan man (Nguồn: Internet)

Việc đi thẳng vào trọng tâm vấn đề cũng là một trong những khía cạnh trọng tâm. Bởi bạn cần thể hiện sự nhiệt huyết, quyết tâm của mình và đưa ra những lợi thế bản thân một cách thông minh, tỉ mỉ. Cho nên Cover Letter rất cần sự chỉn chu, cô đọng thông tin để tránh lan man.

Cách viết một Cover Letter chuyên nghiệp, ấn tượng, chinh phục nhà tuyển dụng

Hiểu được tầm quan trọng của Cover Letter, vì thế hàng nghìn câu hỏi được đặt ra về một Cover Letter chuyên nghiệp, ấn tượng là như thế nào. Dưới đây là những bước để viết một lá thư xin việc ấn tượng và chinh phục nhà tuyển dụng.

Những bước để viết một lá thư xin việc ấn tượng để chinh phục nhà tuyển dụng (Nguồn: Internet)

Bước 1: Đặt chi tiết liên hệ của bạn (và của nhà tuyển dụng) vào tiêu đề

Chi tiết liên lạc

Để bắt đầu một Cover Letter, bạn cần đưa vào những thông tin cơ bản sau:

- Họ và tên của bạn
- Địa chỉ email của bạn (Lưu ý: Nên là những email công việc, tránh những email cá nhân thiếu chuyên nghiệp)
- Số điện thoại để liên lạc
- Một số liên kết có liên quan đến công việc như Linkedin

Bên cạnh đó, bạn cũng nên đưa vào phần đầu thư những thông tin của nhà tuyển dụng để thể hiện sự tìm hiểu và quan tâm đối với vị trí công việc này:

- Họ và tên của người đại diện cho doanh nghiệp tuyển dụng
- Địa chỉ doanh nghiệp
- Số điện thoại của doanh nghiệp
- Địa chỉ email của doanh nghiệp hoặc nhà tuyển dụng

Bước 2: Xây dựng phong cách xưng hô chuyên nghiệp

Lời chào mở đầu

Ấn tượng ban đầu cực kỳ quan trọng nên bạn hãy tạo sự tin tưởng và tôn trọng thông qua việc gửi Cover Letter đến cá nhân bằng tên thật của họ.

Đặc biệt, bạn nên tránh những kiểu chào hỏi “đại trà” thể hiện sự hời hợt khiến nhà tuyển dụng không có thiện cảm dẫn đến khả năng đánh mất cơ hội công việc của bản thân. Ngoài ra, trong những trường hợp bạn chưa thực sự chắc chắn về tên hoặc chức danh của người tuyển dụng, hãy nhanh chóng tra cứu trên các nền tảng về thông tin công ty, trang web công ty, thậm chí chủ động liên lạc với bộ phận nhân sự để có những thông tin chính xác và đáng tin cậy.

Nếu thông tin vẫn chưa rõ ràng bạn có thể dựa vào vị trí, bộ phận ứng tuyển để gửi đến Giám đốc hoặc Trưởng phòng bộ phận đó. VD: Trưởng phòng tín dụng Ngân hàng XYZ, Giám đốc nhân sự,...

Bước 3: Thu hút người quản lý tuyển dụng bằng một lời giới thiệu mạnh mẽ

Đoạn giới thiệu quan trọng

Vì nhà tuyển dụng chỉ dành vài giây để lướt qua Cover Letter và đưa ra quyết định có tiếp tục xem CV của bạn không. Do đó trong đoạn giới thiệu, bạn hãy lựa chọn thông tin một cách có chọn lọc và thông minh để viết thật ngắn gọn mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.

Một lá thư xin việc thu hút, hiệu quả sẽ gồm những phần sau:

- Tên vị trí ứng tuyển của bạn
- Tên công ty mà bạn ứng tuyển
- Lý do ứng tuyển (Thể hiện sự quyết tâm, nhiệt huyết của bạn để ứng tuyển vào vị trí này)

Một phần quan trọng để gây ấn tượng hơn đối với công ty tuyển dụng là bạn nên thêm mô tả tính cách, đam mê, kỹ năng chuyên môn hoặc dấu ấn sự nghiệp có liên quan đến vị trí bạn ứng tuyển. Điều này sẽ giúp người đọc thư có một thiện cảm và cách nhìn sâu sắc hơn về tính cách, năng lực của bạn. Tuy nhiên bạn cần có những dẫn chứng cụ thể để tạo lòng tin cho nhà tuyển dụng.

Bước 4: Chứng minh bạn là ứng viên hoàn hảo cho công việc

Sau khi trình bày những thông tin cơ bản, đây chính là phần trọng tâm và mấu chốt nhất để tạo nên sự thành công, hiệu quả của một Cover Letter.

Lưu ý về những chia sẻ

Hãy đưa ra những điểm mạnh của bản thân để thể hiện bạn là một ứng cử viên phù hợp và hoàn hảo nhất cho vị trí ứng tuyển:

- Vừa tự tin vừa khiêm tốn:

Bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng sẽ mong muốn ứng cử viên mình mạnh dạn và có đủ năng lực để đảm nhận tốt công việc được đề ra. Do đó, một lá thư xin việc tự tin thể hiện năng lực, đi kèm những minh chứng cụ thể sẽ tăng thêm độ tin cậy cho nhà tuyển dụng.

- Trung thực :

Điều tiên quyết mà những nhà tuyển dụng dày dặn kinh nghiệm muốn hướng đến là một nhân viên trung thực không phóng đại thành tích. Do đó hãy chân thành đưa ra những kinh nghiệm, kỹ năng sống mà bạn có được. Đặc biệt đừng nói dối cũng như thêu dệt thành tích, điều này chỉ khiến bạn tụt lại phía sau và không thể tiến bộ được thôi.

- Tránh đưa những thông tin không liên quan:

Bạn nên chắt lọc những kinh nghiệm và thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng tránh liệt kê những chi tiết không phù hợp với những tiêu chí mà nhà tuyển dụng đưa ra. Điều này sẽ làm bạn “mất điểm” oan uổng đấy nhé!

- Quan tâm đến những kết quả thực tế

Công ty sẽ có cách kiểm tra năng lực của bạn với mong muốn tìm ra ứng cử viên phù hợp nhất. Chính vì thế, bạn hãy chủ động chứng minh năng lực cá nhân bằng những kết quả thành tích mà bản thân đạt được (thông qua những con số, cuộc thi cụ thể) theo trình tự thời gian từ gần đến xa. Bạn có thể tham khảo cách trình bày sau:

Kỹ năng chuyên môn: Những giải thưởng để chứng minh sự cố gắng, cống hiến; những đánh giá từ cấp trên và đồng nghiệp về thái độ, năng lực làm việc của bạn.
Thành tích công việc: Hãy đưa ra những con số cụ thể về doanh số, lợi nhuận mà bạn đã đem về cho công ty.

Nếu bạn là sinh viên mới ra trường, hãy đưa ra những giải thưởng mà bạn đạt trong những cuộc thi, danh hiệu hoặc thành tích học tập. Bên cạnh đó, việc bạn tham gia các hoạt động Đoàn - Đội cũng giúp bạn trở thành ứng viên tiềm năng.

- Trau dồi và rèn luyện các phẩm chất

Các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá trên nhiều mặt để đưa ra quyết định tuyển dụng, cho nên bạn đừng tự ti vì mình chưa đủ kinh nghiệm. Việc bạn cần làm là thể hiện một cách tự tin những phẩm chất khác mà bạn sở hữu:

Thành tích học tập: GPA của bạn là bao nhiêu? Trong quá trình học bạn có đạt được học bổng hay thành tích nào không? Đó sẽ là những khía cạnh mà nhà tuyển dụng quan tâm để chứng minh rằng bạn là người chịu khó và rèn luyện.
Hoạt động ngoại khóa: Việc bạn có từng tham gia một tổ chức, câu lạc bộ, đội nhóm nào hay không sẽ giúp công ty đánh giá khả năng làm việc cùng một tập thể và sự năng động của bạn.
Mục tiêu và kế hoạch tương lai: Ngoài ra, bạn có kế hoạch rõ ràng sẽ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng, đồng thời thể hiện được ý nghĩa mà vị trí công việc này đem lại cho bản thân bạn. Từ đó thể hiện được sự quyết tâm để được làm việc tại công ty.

Bước 5: Đánh giá sơ bộ và hoàn thiện nội dung Cover Letter

Hãy đảm bảo những thông tin bạn đưa vào Cover Letter đều có liên quan đến vị trí ứng tuyển. Ngoài ra, chúng thể hiện được bạn là một ứng cử viên tự tin và lịch sự. Để thư xin việc của bạn chỉnh chu, bạn nên kiểm tra lại một lần và đảm bảo những nội dung sau:

- Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã xem xét thư xin việc và CV của bạn.
- Lý giải tại sao bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Thể hiện niềm đam mê, nhiệt huyết với công việc.
- Lịch sự gợi nhắc nhà tuyển dụng gửi cho bạn lời mời phỏng vấn.

Bước 6: Khép lại Cover Letter bằng một màn chào kết thúc chuyên nghiệp

Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp của mình thông qua việc ký tên vào Cover Letter. Dưới đây là một số mẫu chữ ký bạn có thể tham khảo:

- Tôi – Em cảm ơn
- Trân trọng – Trân trọng cảm ơn
- Cảm ơn – Xin cảm ơn
- Chân thành cảm ơn – Xin chân thành cảm ơn

Cuối cùng hãy tạo một khoảng cách với lời chào và ghi đầy đủ họ tên của mình.

Bước 7: Kiểm tra và hiệu chỉnh Cover Letter

Để chắc chắn rằng Cover Letter của bạn đã thật sự chỉnh chu và chuyên nghiệp, bạn nên tự đặt ra những câu hỏi sau.

Định dạng thư xin việc của mình đã đúng chưa?

Thông thường một thư xin việc chuyên nghiệp sẽ được định dạng như sau:

- Số từ: 250-300 từ
- Khổ giấy: A4
- Font chữ: phải đồng nhất, dễ nhìn
- Khoảng cách lề: từ 1’’-1,5’’

Rà soát nội dung và các lỗi cần thiết

Sự mạch lạc và rõ ràng cũng là một yếu tố quan trọng cần được xem xét. Nhưng không phải vì thế mà Cover Letter lại quá trang trọng, điều này sẽ vô tình làm nó trở nên cứng nhắc và khó để nắm bắt thông tin.

Do đó để tránh những lỗi về văn phong bạn nên hạn chế sử dụng những từ mang tính trừu tượng như “suy nghĩ khách quan” hay “tiềm lực bản thân”. Thay vào đó bạn hãy sử dụng những từ ngữ đơn giản, dễ hiểu và thể hiện được sự chân thành.

Đặc biệt, việc tránh phạm lỗi chính tả, ngữ pháp và cách diễn đạt phải được chú ý, rà soát kỹ càng. Nếu bạn cảm thấy quá dài dòng, hãy thay đổi từ ngữ và cô đọng ý chính để thư xin việc của mình trở nên súc tích, hiệu quả hơn nhé.

Một số mẫu, cách viết Cover Letter

Dưới đây là một số mẫu và cách viết Cover Letter chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo, giúp bạn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Cách viết Cover letter cho sinh viên mới ra trường

Cover Letter cho sinh viên mới ra trường (Nguồn: Internet)

Cách viết cover letter tiếng Anh

Mẫu 1:

Mẫu template Cover Letter tiếng Anh (Nguồn: Internet)

Mẫu 2:

Mẫu template Cover Letter tiếng Anh (Nguồn: Internet)

Mẫu thư xin việc/ Cover Letter tiếng Việt

Mẫu 1:

Mẫu thư xin việc/ Cover Letter tiếng Việt (Nguồn: Internet)

Mẫu 2:

Mẫu thư xin việc/ Cover Letter tiếng Việt (Nguồn: Internet)

Những lưu ý khi viết một cover letter

Trình bày một cách khoa học 

Không nên đưa ra một danh sách dài tất cả các loại bằng, bởi vì điều này sẽ khiến các nhà tuyển dụng bị bối rối. Họ sẽ không biết nên tập trung vào kỹ năng nào của bạn. Bạn nên lựa chọn ra bằng cấp phù hợp nhất với vị trí ứng tuyển và chỉ nên viết thư xin việc trong 1 tờ A4. 

Giới thiệu bản thân

Cover letter là một tài liệu tóm tắt tài năng và phẩm chất của bạn. Vì vậy, hãy trình bày bản thân một cách ấn tượng. Đừng lặp lại mọi thứ trong sơ yếu lý lịch của bạn, chỉ cần nhớ ghi lại những điều quan trọng nhất.

Màu sắc hài hoà 

Không cần thiết phải tạo ra một cover letter quá cầu kỳ và nhiều màu sắc. Khi quyết định chọn  màu chủ đạo cho thư xin việc, hãy chọn màu sắc phản ánh tính cách của bạn. Ngoài ra, đừng quên in đậm hoặc in nghiêng những thông tin quan trọng mà bạn muốn nhà tuyển dụng chú ý. 
Cuối cùng, kiểm tra kỹ lỗi chính tả, tên công ty và tên nhà tuyển dụng nếu cần. Ngay cả một sai sót nhỏ cũng có thể khiến cover letter của bạn trông thiếu chuyên nghiệp.

Những sai lầm cần tránh khi viết cover letter

Chưa tìm hiểu, nghiên cứu về công ty

Phần lớn người tìm việc mắc phải sai lầm đầu tiên trong việc viết cover letter là coi thường việc nghiên cứu và hiểu biết về công ty mà họ đang ứng tuyển.

Đầu tiên, hãy tìm hiểu về người quản lý tuyển dụng, trưởng bộ phận mà bạn đang ứng tuyển, hoặc tên đầy đủ của công ty. Ngoài ra bạn có thể tìm hiểu thêm về nền tảng hoạt động hay tình hình kinh doanh của công ty để nhà tuyển dụng thấy rằng bạn quan tâm và mong muốn được làm việc với công ty thay vì chỉ đơn giản là muốn tìm một công việc mà thôi. Trong thị trường việc làm đầy cạnh tranh thì bất kì một lí do gì cũng có thể khiến nhà tuyển dụng loại bạn và lựa chọn một ứng viên khác.

Tường thuật toàn bộ các công việc đã làm trước đây

Một lỗi sai mà các ứng viên thường hay mắc phải đó là tường thuật lại về những công việc đã làm trong quá khứ. Những điều này đã được liệt kê trong CV của bạn và bạn không cần phải nhắc lại nó một lần nữa trong cover letter. Thay vào đó bạn hãy thể hiện những hiểu biết của mình về vị trí công việc và làm nổi bật những thành tựu bạn đã đạt được trong lĩnh vực này.

Kể quá nhiều về bản thân

Công ty không có trách nhiệm phải hiểu quá kỹ về con người bạn, điều mà mỗi nhà tuyển dụng muốn biết đó là bạn đóng góp được cho công ty như thế nào. Do đó không nên quá lan man vào việc kể về bản thân mà hãy tập trung khai thác về những mong muốn mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm ở mỗi ứng viên. Hãy liệt kê những kỹ năng, kinh nghiệm, thành tích bạn có để chứng tỏ bạn là ứng cử viên tiềm năng cho vị trí công việc này.

Viết quá dài

Trong cách viết thư xin việc, một lầm tưởng phổ biến của nhiều ứng viên là cho rằng càng dài thư càng tốt. Tuy nhiên, việc viết một bức thư quá dài không chỉ không có lợi, mà còn có thể gây khó khăn cho việc tuyển chọn ứng viên.

Thực tế cho thấy, hầu hết nhà tuyển dụng thích nhận được cover letter dài từ một trang trở xuống, vì vậy bạn nên viết một bức thư ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề chính và không vượt quá một trang.

Ngoài ra, đừng quên đảm bảo rằng bức thư của bạn dễ đọc. Tương tự như sơ yếu lý lịch, hãy sử dụng khoảng trắng và ngắt dòng để tạo ra một định dạng trực quan, tránh việc các đoạn văn bản dài và đặc biệt là không được tập trung quá nhiều chữ vào một dòng.

Lỗi thiết kế

Bạn có thể thiết kế màu sắc, bố cục để chiếc thư xin việc của bạn thêm nổi bật tuy nhiên vẫn phải giữ được tính trang trọng, lịch sự của cover letter

Lỗi đánh máy

Đây cũng là một lỗi phổ biến trong quá trình viết một chiếc cover letter. Nhưng sơ suất tưởng như nhỏ bé như vậy cũng có thể đánh mất cơ hội tìm được việc làm của bạn. Do đó, hãy thật cẩn thận trong quá trình làm cũng như là kiểm tra thật kỹ cover letter của bạn trước khi gửi đến cho nhà tuyển dụng.

Hy vọng các thông tin trên sẽ giúp bạn soạn thảo một bản Cover letter hoàn chỉnh.

Nguồn: CareerViet